Numa carta enviada a todas as conferências episcopais, a organização da cimeira apela a todos os participantes para “seguir o exemplo do papa Francisco e encontrarem-se pessoalmente com as vítimas de abusos antes da cimeira em Roma”.

"O primeiro passo deve ser tomar consciência da verdade do que aconteceu. Por esta razão, pedimos a cada presidente da conferência episcopal que se aproxime e visite as vítimas que sofreram abusos do clero nos seus respetivos países, antes da reunião de Roma e ouvir, em primeira mão, o seu sofrimento", escrevem os membros do comité organizador escolhido por Francisco.

Na carta, a organização explica que "esses encontros pessoais são uma maneira concreta de reafirmar que os sobreviventes de abusos clericais são a prioridade de todos durante a reunião de fevereiro".

O papa Francisco escolheu para o comité organizador o arcebispo de Chicago (EUA), Blase J. Cupich; o arcebispo de Bombaim, Oswald Gracias, e duas figuras que têm protagonizado a batalha contra os abusos: o vice-secretário recém-nomeado da Congregação para a Doutrina da Fé, Charles Scicluna, e o presidente do Centro para a Proteção das Crianças da Pontifícia Universidade Gregoriana e membro da Comissão para a Tutela dos Menores, Hans Zollner.