Começou por ser estranho, depois tornou-se quase divertido – e diferente. Houve a fase em que tomámos consciência que afinal, mesmo sem pandemia, não precisávamos de gastar todas aquelas horas no trânsito para reuniões que podiam perfeitamente ser feitas por videochamada. O Zoom entrou nas nossas vidas, apareceram os guias para estar no Zoom - ou no Skype, Teams, Hangouts – mas sempre com o efeito Zoom.

Umas semanas depois, percebemos que em muitos dias estávamos mais exaustos do que se andássemos no trânsito de um lado para o outro. É verdade que para quem tem crianças em casa a rotina se tornou também mais cansativa – mas não é só isso.
Gianpiero Petriglieri, professor de gestão no INSEAD, partilhou uma teoria interessante. Diz ele que o que torna as reuniões por videochamada tão desgastantes é a “plausível negação da ausência do outro”. Trocando por miúdos: a nossa mente não lida bem com o facto de ter consciência que estamos na presença de outros quando o nosso corpo nos diz que não. É a dissonância entre a mente e o corpo que nos cansa.

Mas há mais coisas que nos cansam: a consciência de estarmos a ser filmados e a falta de conexão que resulta de coisas tão simples como apertar as mãos no início de uma reunião, trocar cartões ou decidir onde nos sentamos numa mesa com outras pessoas. Tudo rotinas que nos tempos mais próximos são pouco prováveis regressarem.
Segundo um inquérito realizado em França pelo The Galion Project, um clube de empreendedores de empresas tecnológicas, o desconfinamento não significa para a maioria das startups um regresso ao escritório.

E para empresas de maior dimensão há outras questões práticas que se colocam. Por exemplo, as que têm autocarros para transportar os empregados até ao escritório. Segundo cálculos da newsletter Monday Note, um autocarro para 50 pessoas pode custar cerca de 400 mil dólares ao ano; com as novas regras de distanciamento social o mesmo autocarro levará, de cada vez, 12 a 15 pessoas, o que torna o custo muito elevado.
Outra situação é a de edifícios com muitos pisos numa época em que o uso do elevador tem igualmente de obedecer a novas normas – torna a gestão de tempos de circulação pouco atrativa para estar a trabalhar no escritório.

Por tudo isto, é expectável que quem pode trabalhar em casa, continue total ou parcialmente a trabalhar em casa. Além, claro, dos vários eventos sejam de trabalho ou de lazer que também se manterão à distância, através de plataformas digitais. O que significa que há espaço para alguma inovação e não apenas tecnológica.

Ficam algumas ideias:

  • Ao contrário dos eventos em espaços físicos, que são pensados a partir de referências do teatro, os eventos online devem inspirar-se nas referências do cinema desde os cenários, iluminação, ao próprio guião;
  • Os conteúdos devem ser revistos de forma a manter as pessoas interessadas; é verdade que nos eventos físicos como conferências há painéis aborrecidos e longas apresentações de powerpoint, mas as pessoas estão, à partida, sentadas e “obrigadas” a assistir; a partir de casa, a atenção é menor e mais fácil desligar se o conteúdo não for interessante (nota: segundo este inquérito, grandes eventos são as atividades mais adiadas);
  • Algumas aplicações podem ajudar os gestores de eventos/reuniões: como por exemplo avaliar as expressões faciais e os sentimentos como interesse/aborrecimento que evidenciam;
  • O formato videoconferência está longe de ser o melhor para tudo; para uma conversa de trabalho ou mesmo reunião de amigos pode ter melhor contexto, mais informal, em soluções como Whatsapp que aumentou o número máximo de pessoas numa chamada de grupo de quatro para oito, ou, para grupos maiores, no Facebook Messenger Rooms que permite até 50 pessoas (nota: o sucesso do House Party logo no início da pandemia mostra bem o espaço que existe para novas soluções);
  • Que aproveite a “fadiga do Zoom” que é a da videoconferência em geral para de uma vez por todas avaliar que reuniões são - mesmo – necessárias. Juntar pessoas para resolver um problema, faz sempre sentido, juntar pessoas para garantir que se mantém laços, pode fazer sentido – mas também há outras formas, juntar pessoas para apenas “supervisionar” é capaz de ser só desperdício de tempo;
  • Vários especialistas recomendam que se faça uma gestão equilibrada de comunicação em tempo real e diferida. E aqui além da fadiga, há mesmo um tema de produtividade. Estarmos o tempo todo ligados ou com pings e pongs está longe de nos dar o melhor ambiente para fazermos o nosso trabalho. Vale a pena ler este texto do CEO da Doist.

Aproveitando que estamos a falar disto:

  • Não tem a ver com reuniões, mas é uma boa notícia para quem vive a vida de escritório: a Microsoft vai lançar uma nova funcionalidade que promete colocar um ponto final no drama, no horror e na tragédia. Qual drama-horror-tragédia? O do “reply all” nos e-mails, nomeadamente naqueles que levam para cima de uma equipa de futebol em copy e que geralmente só interessam mesmo – e só precisam mesmo – de resposta de uma ou duas pessoas. Seja deliberado ou por engano, passa a ser possível de controlar com uma inovação apropriadamente chamada “Reply All Storm Protection”.

E porque às vezes trabalho pode ser conhaque:

Happy happy hour

É difícil para quem passou a viver em reuniões no Zoom não ter pelo menos um episódio estranho / divertido / constrangedor para contar. Para quem tem filhos a usar Zoom ou plataformas semelhantes, isto é ainda mais verdade. Mas faltava uma compilação desses momentos e ela aqui está.
Fiquem com algumas pérolas:

  • Numa reunião com mais de 100 pessoas, o momento em que um dos gestores se esqueceu de desligar a partilha de ecrã e recebeu uma mensagem de outro colega a dizer que o CEO da empresa é um palerma que gosta de se ouvir
  • Uma reunião com clientes em que o pai entra na sala às 9h30 da manhã a perguntar “é muito cedo para uma bebida”
  • A reunião de consultoria interrompida por uma criança de 4 anos a gritar “mãeeeee, podes limpar-me o rabinho?”
  • O momento em que alguém tem um cão em casa a ladrar e todos os cães nas outras casas ligadas à mesma reunião começam também a ladrar

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