Só no mês de abril a Zoom, uma das plataformas muito utilizada para videoconferências, registou “300 milhões de participantes em reuniões diárias”. Utilizada para o mesmo fim, também a plataforma Google Meet, que nesse mês passou a estar disponível a todos de forma gratuita, registou um aumento de “três milhões de utilizadores todos os dias”. A Microsoft Teams, outra das opções, registou um crescimento de 12 milhões de utilizadores a nível global no mês de março.

Vejamos algumas das vantagens que as videoconferências podem trazer para as empresas:

Disponibilidade: A grande vantagem da utilização de plataformas como a Zoom, o Skype e o Google Meet é que facilitam a interação com outros. Independentemente da profissão ou do lugar no mundo em que se encontre, para conseguir estar presente nas suas reuniões, precisa apenas de ter acesso a Internet e a pelo menos um dispositivo, seja telemóvel, computador ou tablet.

Otimização de tempo: Por eliminar deslocamentos físicos e pela sua facilidade de acesso em qualquer lugar, as videoconferências otimizam a gestão do tempo, pois tendem a ser mais focadas no objetivo final.

Adaptabilidade e imagem positiva da empresa: Entre as várias opções de comunicação disponíveis quando se trabalha remotamente, a videoconferência é aquela que permite uma melhor comunicação entre colegas e com parceiros ou clientes, uma vez que permite um contacto instantâneo e a visualização dos seus participantes. Contribui também para uma imagem positiva perante o mercado,  já que demonstra  dinamismo, atualização e  capacidade para se adaptar a cenários inesperados.

Apesar da grande adesão a este género de plataformas, tanto para efeitos profissionais mas também para fins pessoais, em certos casos, a sua utilização pode não ser a mais correta. Ou seja, para que uma videochamada corra bem, requer mais do que ligar a câmara e iniciar a conversa. Existem algumas regras que devem ser cumpridas para que a conversa entre os vários intervenientes seja clara e que todos consigam tirar maior partido da chamada de vídeo.

As videoconferências são, no fundo, uma atividade social e, como em qualquer outra atividade do género, inclui comportamentos que que tornam a experiência mais fluida e outros que devem ser evitados. Para garantir uma videoconferência de qualidade - sem surpresas indesejadas - é importante ter em conta os seguintes aspetos:

Antes da videoconferência:

  • Verificar a rede: Garantir que tem internet no local onde vai realizar a reunião é um dos principais aspetos a ter em atenção antes de iniciar a videoconferência. Ao verificar a ligação à internet está a certificar-se que não haverá falhas ou cortes durante a reunião.
  • Testar a plataforma: Para garantir uma reunião de qualidade e eficiente, confira previamente se todos os equipamentos estão a funcionar corretamente e, se necessário, faça um teste para se certificar.
  • Preparar a reunião: O espaço de trabalho deve estar organizado e com todos os materiais que possa precisar ao longo da chamada. Certifique-se que tem um bloco de notas e material de escrita para possíveis anotações, evitando assim ter que sair da reunião. Se for o caso, tenha consigo, já preparados, os documentos que vai precisar para fazer a sua exposição, evitando andar à procura dos mesmos durante a reunião. Procure também escolher um local com boa iluminação de modo a garantir que todos os participantes o vejam nitidamente.
  • Vestuário apropriado: Opte por peças simples, sem padrões que chamem muito a atenção, para evitar distrações. Evite padrões como bolinhas, xadrez ou estampados floridos pois estes provocam efeito de movimento em quem os observa, e em vídeo, este efeito acaba por se tornar incómodo. Existem empresas mais flexíveis no que diz respeito ao vestuário e outras que são mais rigorosas. Procure vestir-se de acordo com as orientações da sua empresa.
  • Outro fator importante é verificar o enquadramento no ecrã do seu dispositivo. Quer esteja a utilizar um telemóvel, um computador ou um tablet certifique-se que o seu rosto está a aparecer na tela do dispositivo e que não aparece com a imagem cortada ou com luz insuficiente.

Durante a videoconferência:

  • Manter a atenção: Durante a transmissão tente manter o foco na videochamada e evite comportamentos inapropriados como comer, falar com outras pessoas, estar no telemóvel ou levantar-se para ir buscar algo. Elimine o máximo de distrações possíveis.
  • Evite interromper os outros: Evite cortar a palavra a outro interlocutor e aguarde uma pausa para falar. Se necessário, vá tomando notas do que considerar relevante para depois retorquir. Quando chegar a sua vez de falar, procure um discurso direto e sucinto com pausas para comentários ou perguntas.
  • Manter em mute: Quando não estiver a falar, tente colocar-se em mute para evitar que o som exterior afete a qualidade e a eficácia da chamada, assim será mais fácil ouvir todos os intervenientes sem qualquer interrupção.
  • A despedida: Despeça-se de forma educada e agradeça aos restantes interlocutores a sua presença e o tempo despendido durante a reunião.