Há tempos desenvolvi uma série de artigos sobre a regra das 5 horas, numa tentativa de me auto-motivar a trabalhar menos horas, fazendo mais. Resultou? Obviamente que sim, especialmente para fazer aquelas coisas para as quais ninguém me paga e que eu gosto de chamar trabalho mas que, na verdade, não é. Como rentabilizar o tempo?

1. Começar a horas

Sempre que ficamos apenas mais 5 minutos na cama estamos a atrasar o dia inteiro, porque esses cinco minutos — que nunca são apenas cinco e se multiplicam por outros cinco — representam um mau pequeno-almoço, uma péssima escolha da roupa (para usar todo o dia, note-se...) e uma correria para tentar picar o ponto a horas. Péssima forma para começar...

2. Não protelar ou procrastinar

Ao longo do dia, a lista de afazeres adensa-se sem que as tarefas sejam concluídas. O que é chato fica para depois, o que é difícil também e, no entretanto, já respondemos a todas as mensagens de correio electrónico que não eram urgentes, perdemos tempo a conversar com uma colega ou a trocar mensagens sobre o fim de semana que está para vir. É segunda-feira e estamos a fazer planos para, mentalmente, escaparmos ao que temos, de facto, de fazer.

3. Fazer (e respeitar) uma lista de prioridades

O correio electrónico pode esperar e devemos começar a ser capazes de educar as nossas chefias para a relevância de reuniões nas quais muito se fala e pouco se decide. O propósito de uma reunião, por definição, é o de juntar pessoas para discutir um tema ou realizar alguma actividade. O que acontece nas famosas reuniões "that could have been an email" é que há alguém que se ouve a si próprio, enquanto outros sonham acordados, usam os seus telefones e computadores como se tirassem muitas notas e estivessem muito atentos quando, na realidade, não ouviram nada. E perderam tempo. Acabemos com este péssimo hábito, por favor, por reuniões de trabalho objectivas, com duração definida e conclusivas.

Como resolver os detalhes que minam o dia-a-dia?

1. Dormir

Deitar cedo e cedo erguer é a utopia dos tempos modernos porque, mesmo que consigamos aterrar na cama a uma hora decente, ficamos só mais cinco minutos (os mesmos que depois servem para protelar o acordar..) no Instagram, no Facebook ou em qualquer aplicação que não tenha como função fazer-nos adormecer. É importante desligar o telefone (hello modo avião...) deixando-o na mesa de cabeceira para servir de despertador. Ou deixá-lo fora do quarto, aquela opção mais radical... O objectivo é desligar a mente para nos focarmos no que realmente interessa: descansar. Para este efeito sugiro a app Calm (iOS; Android) com histórias para adormecer e sons relaxantes, que vão desde o pôr do sol numa praia tropical à Tundra ou o crepitar de uma lareira. A vantagem? Funciona em modo avião e tem temporizador porque, na maior  parte das vezes, acabamos por adormecer sem a desligar.

Supondo que adormecemos à hora certa - ou seja, aquela que nos garante tempo suficiente de sono e repouso, o ideal é ter o quarto a uma temperatura amena para não ficarmos mais tempo na cama porque está frio e custa muito levantar... Para além disso, há aplicações que também nos ajudam a saber quando acordar: são aplicações "sleep cycle" ou "sleep better" que registam o ritmo do nosso sono e garantem que acordamos no intervalo de tempo certo, entre ritmos circadianos, para não ficarmos com aquela sensação de cansaço o dia todo. Recomendo a Sleepytime (iOS; Android) simples e fácil de usar.

2. Caminhar

Chegar ao trabalho a horas depende de organização mas, sobretudo, da colaboração do trânsito ou transportes públicos. Quanto a isto, sejamos realistas e não há aplicação que nos valha mas, a informação de trânsito do GoogleMaps ou da Waze podem facilitar-nos a vida, evitando alguns percursos. Sugestão radical? Fazermos a deslocação a pé, não só porque a caminhada favorece a liberdade de pensamentos, contribui para o meio ambiente e ainda tonifica pernas e glúteos. Experimentem caminhar acompanhados com a WalkTalk App (só iOS) que vos coloca em contacto com alguém que, algures no mundo, também está a fazer uma caminhada.

3. Adiar

Adiar, sim. As conversas inúteis. Assim que chegamos ao trabalho, o ideal é despachar - literalmente despachar - os colegas que gostam de se arrastar com uma caneca de café na mão enquanto mostram as fotografias do cão, do gato ou dos filhos, que são tão lindos, não são?... Também há os que ficam a falar mal da vida e a fazer-nos... perder tempo. Nada daquilo interessa. Não ali, não agora. Concentrem-se no que tem de ser feito para gozarem a vossa hora de almoço ou saírem, por uma vez que seja, a horas! Não conheço nenhuma aplicação para isto mas podem usar uma de chamadas falsas (Fake Call iOS; Android), definir uma hora para receberem o telefonema e fugir deste tempo perdido com a desculpa da chamada que têm (mesmo) de atender.

4. Concentrar

Se precisam de se concentrar ou aquecer os motores para começarem a trabalhar, pois que seja, mas encontrem uma estratégia que funcione de forma simples e rápida. Música ajuda e, se quiserem, podem ouvir a playlist urbanista no Spotify ou, para quem gosta de ouvir os outros a falar, os podcasts urbanista. Pessoalmente, uso muitas vezes o Coffeevity que me dá a sensação de estar num café, rodeada de pessoas a olharem para mim. E concentro-me no trabalho.

5. Gerir

Reservem horas específicas para o correio electrónico. Desliguem as notificações do serviço de correio que utilizam, não deixem que isso interfira com o vosso trabalho, mesmo que estejam à espera de uma mensagem para poderem continuar uma tarefa. Coloquem-na em suspenso e regressem a ela apenas quando terminarem a que entretanto começaram.

Uma lista de tarefas com prioridades definidas ajuda sempre desde que não nos limitemos a fazer lista após lista sem nos dedicarmos a nenhuma das tarefas definida nessa lista. Lembram-se daquele prato que vocês odiavam e que a mãe vos obrigava a comer? Deixavam o melhor, ou o pior para o fim? A regra deve ser a mesma, começando por aquilo que é mais difícil e demorado, sem interrupções para respirar um pouco ou espreitar o Facebook. Para este jogo de gato e do rato, recomendo a Flow Timer (iOS; Android) uma aplicação que define tempos de trabalho e que, como em qualquer jogo, queremos ganhar, terminando a tarefa antes do tempo acabar para, depois, podermos descansar alguns minutos.

Agora... bom trabalho

Nota: as aplicações foram testadas em ambiente iOS e baseiam-se na minha experiência pessoal